Outil gestion de projet

Norbert Macia – vendredi 23 novembre 2012 – Projet  - 2 Comments


articles-coaching-et-entrepreneurs« Outil gestion de projet » par Norbert Macia

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Être perdu ou égaré dans la conduite et le management de son  projet ou de son activité professionnelle, génère dans la majorité des cas du stress, de l’angoisse, du découragement, du chaos; et provoque la plupart du temps, des comportements  compensatoires ou supplétifs : opportunisme, inhibition, éparpillement,  zapping ou encore divertissement.  Or, avec un outil  gestion de projet nous avons toujours la possibilité de retrouver notre nord.  Cette fiche-outil gestion de projet, que j’utilise parfois en atelier-projet, pourra je l’espère vous y aider ou, pour le moins, vous aider à vous recentrer sur votre projet.

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 Outil gestion de projet

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L’outil gestion de projet peut être parfois très simple d’utilisation et permettre un repositionnement par le questionnement, l’actualisation et l’actuation, c’est-à-dire, comment « passer de la puissance à l’acte » pour se repositionner.

3 questions que je vous invite à vous poser et dont les réponses feront l’objet d’une mise en scène (jeu de rôle) entre vous et vous, ou bien vous et une tierce personne qui acceptera de jouer -très professionnellement et impartialement- son rôle d ‘ « acheteur », mais aussi de juge car d’elle dépendra en grande partie votre évaluation.   Faites-lui confiance, faites-vous confiance, puisez dans les ressources qui sont en vous, répondez clairement à voix haute, mettez en scène, en utilisant des verbes d’action.

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 Outil gestion de projet, 1ère partie de l’exercice : le questionnement et l’actualisation

Actualisation_

1. Demandez-vous quel est votre système actuel d’organisation. Exemple : si je vous demande quels sont les 10 grands dossiers qui vous permettent de piloter votre projet, êtes-vous en mesure de les identifier, les nommer, et plus important encore, d’argumenter clairement votre logique de choix et d’agencement ?

2. Demandez-vous quel est votre système de recherche d’informations dont vous avez-besoin (Sourcing) dans 5 domaines (ou champs) de votre projet. Exemple : si je vous demande quelles sont les 5 sources d’information qui génèrent et développent votre portefeuille-prospect ou votre portefeuille-client, êtes-vous en mesure de les identifier, les nommer, et argumenter clairement sur votre logique de choix et de ciblage ?

3. Demandez-vous quel est votre système de réalisations. Exemple : si je vous demande quelles sont les 3 façons de faire  qui vous permettent (de manière optimale) de contacter rapidement un client ou un prospect, de présenter ou vendre une prestation, un produit, êtes-vous en mesure de les identifier, les nommer, et argumenter clairement sur votre logique de performance et de réalisation ?
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Outil gestion de projet, 2ème partie  de l’exercice : l’intégration et l’actuation

Intégration_

Prenez le temps de l’introspection et de l’analyse. Tâchez d’identifier clairement ce qui vous a manqué, ce qui vous a mis dans l’embarras, ce qui vous a perdu ou déstabilisé dans cette première partie de l’exercice. Utilisez l’écrit et la sauvegarde afin de pouvoir revenir (réflexion) sur cette phase à tout moment, s’auto-représenter l’expérience vécue.

Actuation

Passez  à l’acte, en tenant compte de votre réflexion précédente et attribuez un temps de travail pour chaque étape.

Pour exemple (sur 4 heures de temps de travail programmé) :

Étape 1 – Outil gestion de projet |  Remettre en ordre votre organisation par critères d’efficacité : 20% du temps  = Arrondir à 25 ou 30 minutes = Réponse à la question n°1

Étape 2 – Outil gestion de projet |  Actualiser vos recherches (sourcing) par critères de priorité : 20% du temps  = Arrondir à 25 ou 30 minutes = Réponse à la question n°2

Étape 3 – Outil gestion de projet | Actualisez vos réalisations (Exemple : Combien de contacts par téléphone ? Combien de rendez-vous pris ? Comment vous y êtes-vous pris ?) : 30% du temps  = Arrondir à 1 heure ou 1 heure 30 minutes = Réponse à la question n°3

Étape 4 – Outil gestion de projet | Certainement la plus importante et fréquemment la plus négligée : 25 à 30% du temps = Prenez une bonne heure pour analyser ce qui a fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné dans votre journée (ou votre temps programmé de travail) et essayez d’aller jusqu’au bout de l’exercice.

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L’étape 3 de l’outil gestion de projet est, de mon point de vue, capitale et devrait être quotidienne. En effet, si vous êtes entrepreneur, et tentez de « vendre » votre projet ou vos services, vous ne pouvez faire l’impasse sur la confrontation avec le principe de réalité : les autres, vos clients, vos acheteurs… Car, si vous êtes « entrepreneur », vous êtes d’abord un généraliste de votre entreprise ou projet avant, éventuellement, d’être le spécialiste ou l’expert de votre discipline, métier, pratique…

L’étape 4 de l’outil gestion de projet , est également très importante, car elle permet d’être plus efficace et perdre moins de temps sur les étapes 1 et 2. Si vous avez bien analysé ce que vous entreprenez, vous vous organiserez et vous trouverez plus rapidement. Les temps et les pourcentages sont d’ailleurs ici choisis de façon arbitraire et chacun peut les adapter au plus près de son propre rythme.

Je conseille cependant -vivement- de ne pas « éviter » ou « oublier » l’étape 3, et ne pas non plus « rogner » l’étape 4. N’oubliez pas que, si vous êtes dans une recherche de performance, la performance est : l’ « action d’accomplir, de réaliser quelque chose ». Nous sommes donc alors dans le registre du « pouvoir-faire », qui n’est pas, de mon point de vue, incompatible avec ceux du « savoir-faire » et « savoir-être ».

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L’auteur__

Norbert MaciaÉducateur sportif de son premier métier, après 10 années d’expérience dans le secteur du sport et des loisirs, Norbert Macia se reconvertit, en 2006, au coaching professionnel auprès des particuliers et des entreprises. Diplômé de l’Institut d’Études Politiques d’Aix-en-Provence en 2005, il s’oriente vers un troisième cycle universitaire en coaching qu’il obtient en 2006 à la Faculté d’Économie Appliquée d’Aix-en-Provence.

[Portrait de Norbert : Studio Italiano.fr]

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Mise en ligne : 23 novembre 2012

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A propos de l’auteur

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