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Planification et organisation

Chantal Binet – lundi 3 décembre 2012 – Efficacité personnelle   

 

Nous le savons tous, la gestion du temps et des priorités demeure un défi pour la majorité des gens; on aimerait bien avoir plus d’heures dans une journée pour terminer ce que nous avons à faire.

 Comme c’est un sujet récurrent en coaching, voici quelques pistes d’actions pour vous appuyer à diminuer les impacts de cet irritant majeur._

Planification et organisation_

1) La planification : à quelle fréquence mettez-vous cette tâche à votre agenda ? Combien de temps lui accordez-vous hebdomadairement ? Combien de fois laissez-vous tomber cette tâche pour autre chose ? À ma grande surprise, très peu de gens considèrent cette action comme une priorité dans leur agenda. L’action de planifier le contenu de vos journées, semaines et mois à venir vous permettra de mieux gérer vos priorités et d’ajuster au fur et à mesure ce qui doit s’ajouter et ce qui doit être renégocié dans le temps. Vous aurez ainsi une perception plus juste de la réalité et vous pourrez mieux y répondre.

2) L’évaluation : vous sentez-vous souvent coincés dans le temps ? Combien de temps allouez-vous aux tâches qui sont dans votre assiette ? Prendre le temps d’évaluer la quantité de temps que vous prendront vos tâches est une bonne façon de gérer adéquatement vos énergies et votre efficacité. Je remarque que trop souvent mes clients sous-estiment le temps alloué à leurs actions et se retrouvent à court de temps pour tout faire ce qui est à l’agenda. Lorsque vous planifierez votre prochaine semaine, assurez-vous d’estimer le temps que vous allouerez à votre liste de choses à faire et ma requête pour vous est de doubler la mise; c’est prouvé que ça nous prend en moyenne le double du temps prévu. Vous allez comprendre pourquoi au point suivant.

3) La gestion des interruptions : combien de fois êtes-vous interrompu dans une journée ? Une semaine ? Un mois ? Avez-vous planifié le temps de ces interruptions dans votre agenda ? Lorsque l’on combine une sous-estimation du temps alloué à vos tâches à une série d’interruptions dans une semaine, vous comprendrez d’où vient la source majeure de votre perte de temps. Vous ne pourrez éliminer complètement les interruptions mais vous pouvez drastiquement les diminuer avec de saines pratiques de gestion.

Saviez-vous que votre cerveau est beaucoup plus efficace lorsque vous travaillez en blocs de temps de 2h00 sans interruptions et sur des tâches de nature semblable ? Lors de votre planification, ciblez-vous des blocs de 1h30 à 2h00 sans interruptions et habituez-vous à regrouper les tâches qui se ressemblent (ex : retour d’appels et de courriels). Comme vous ne pourrez éviter certaines interruptions, assurez-vous de vous allouer en moyenne de 30 à 60 minutes d’interruptions par jour à votre agenda; si vous n’avez pas été autant interrompu, vous aurez ce temps « supplémentaire » à votre disponibilité pour faire avancer un autre dossier.

4) La gestion de soi : êtes-vous du genre à débuter une tâche et en débuter une autre sans avoir terminé la première? Imaginez une journée où en matinée vous commencez à faire la lessive et qu’au beau milieu du cycle de rinçage vous arrêtez le tout et commencez à passer l’aspirateur. À moitié chemin, vous arrêtez et vous partez faire l’épicerie. À la quatrième allée, vous laissez votre panier d’épicerie à moitié plein et vous retournez à la maison pour tondre à moitié votre pelouse…De quoi aurait l’air votre vie si vous étiez en mode « éparpillement » au quotidien ?

C’est pourtant ce que j’observe chez nombre de gestionnaires; ils ne se rendent tout simplement pas compte que leurs efforts à en faire un peu et partout à la fois, drainent leurs énergies, ne permettent pas d’atteindre leurs objectifs, irritent leur entourage et laissent un goût amer et un sentiment d’incomplétude à la fin de leurs journées de travail. Ma requête pour vous : retournez aux points cités plus haut et commencez dès maintenant à les mettre en application.

La gestion du temps est d’abord l’habileté à se gérer soi-même. En prenant conscience des obstacles que vous mettez vous-même sur votre chemin vous serez en mesure de développer votre leadership personnel, maximiser votre efficacité et récupérer des heures précieuses à l’atteinte des résultats escomptés et à un sentiment d’accomplissement renouvelé !_

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Chantal Binet
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